O que é, na prática
A exclusão de ofício do Simples Nacional (arts. 29 a 31 da Lei Complementar 123/2006) pode ser feita pela Receita Federal, por um estado ou por um município, e os motivos mais comuns são três: débitos com exigibilidade não suspensa (tributários ou previdenciários, inclusive com a prefeitura), excesso de receita bruta em relação ao limite anual e atividade ou situação vedada — sócio pessoa jurídica, participação em outra empresa acima do permitido, débito do sócio, entre outras.
Cada motivo tem um prazo e um efeito diferente. Na exclusão por débitos pela Receita Federal, a empresa é notificada e tem trinta dias, contados da ciência do termo no portal, para regularizar — pagando ou parcelando — e, se o fizer, a exclusão fica sem efeito; não regularizando, sai do regime em 1º de janeiro do ano seguinte. Termos estaduais e municipais seguem os prazos de cada ente — a Receita Estadual do RS, por exemplo, dá noventa dias para regularizar e trinta para a defesa. No excesso de receita, o efeito pode ser imediato ou só no ano seguinte, conforme o percentual ultrapassado. Nas vedações, o efeito retroage ao mês seguinte à ocorrência. Ler o termo certo é saber qual relógio está correndo.
Para quem faz sentido
Empresas que receberam o Ato Declaratório ou o Termo de Exclusão e ainda estão no prazo; empresas que perderam o prazo e querem saber se a exclusão foi legal; empresas excluídas que precisam planejar o ano no Lucro Presumido e o retorno ao Simples em janeiro seguinte; e contadores que precisam de uma posição jurídica para sustentar a impugnação ou para orientar o cliente sobre a regularização.
Como o escritório atua
A atuação depende do momento em que o caso chega:
- Dentro do prazo do termo — conferência dos débitos listados (há pagos, parcelados, prescritos ou em discussão?), regularização dos devidos por pagamento ou parcelamento e comunicação formal ao órgão, para que a exclusão fique sem efeito.
- Impugnação administrativa — manifestação de inconformidade em trinta dias quando o motivo não se sustenta — débito já extinto ou suspenso, receita calculada errada, vedação inexistente —, no órgão que emitiu o termo (Receita, estado ou município).
- Via judicial — mandado de segurança ou ação anulatória quando a exclusão é ilegal e a esfera administrativa não resolve a tempo, inclusive para manter a empresa no regime enquanto se discute.
- Exclusão consumada — planejamento do ano fora do regime — regime de tributação, Fator R, créditos de PIS/Cofins — e preparação do retorno: regularização até janeiro e nova opção no prazo.
- Prevenção — rotina de conferência de pendências no portal do Simples e com o município, para que o próximo termo não chegue de surpresa.
Perguntas frequentes
Perdi o prazo de trinta dias. Acabou?
Para a regularização que anula o termo, sim; para o resto, não. Se os débitos cobrados já estavam pagos, parcelados, prescritos ou com exigibilidade suspensa na data do termo, a exclusão é ilegal e pode ser desfeita administrativa ou judicialmente mesmo depois do prazo. Se os débitos eram devidos, a empresa sai do regime em 1º de janeiro seguinte e pode voltar no ano posterior, desde que regularize tudo e faça a opção até 31 de janeiro.
A prefeitura pode me excluir do Simples?
Pode. Município e estado têm competência para excluir de ofício a empresa que tenha débitos com eles ou que esteja em situação vedada; o termo é municipal, mas o efeito é a saída do regime inteiro, não só do ISS. A impugnação, nesse caso, corre no próprio município, pelas regras do processo administrativo local — o que exige atenção a prazos e ritos que variam de cidade para cidade.
Minha empresa passou do limite de receita. Saio na hora?
Depende de quanto. Ultrapassando o limite anual em até 20%, a exclusão vale a partir de 1º de janeiro seguinte; acima de 20%, retroage ao mês seguinte ao excesso, com recálculo dos tributos daquele período. Há regra própria para o ano de início de atividade, com limite proporcional. Em todos os casos, o planejamento do regime seguinte deve começar antes da exclusão, não depois.
Quanto a carga tributária sobe fora do Simples?
Não há número único: para serviços intensivos em mão de obra, o Lucro Presumido pode custar o dobro; para atividades com margem alta e pouca folha, a diferença às vezes é pequena, e há casos em que o Presumido é mais barato que o Simples. A conta se faz com os números da empresa — faturamento, folha e margem — e o escritório mantém um simulador público para a primeira estimativa.
Dá para impugnar e parcelar ao mesmo tempo?
Dá, e muitas vezes é o certo: parcela-se o que é devido, para afastar o motivo da exclusão, e impugna-se o que não é. O que não se pode é deixar o prazo passar esperando a resposta da impugnação — a regularização tem prazo próprio e não se suspende.